تحول دیجیتال در فرآیند ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری وارد مرحله تازهای شده است سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با بازطراحی سامانه جامع ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری بخش قابل توجهی از فرآیندهای ثبتی را از حالت کاغذی و حضوری خارج کرده و خدمات را در بستر سکوی یکپارچه ثبتی «کاتب» ارائه میکند. این اقدام در چارچوب برنامه تحول دیجیتال ثبتی سازمان ثبت و با هدف تسهیل دسترسی متقاضیان، کاهش مراجعات و تسریع ارائه خدمات انجام شده است.
در سامانه جدید فرآیند ثبت شرکت از مرحله انتخاب نام تا دریافت اسناد بهصورت الکترونیکی دنبال میشود و اطلاعات مورد نیاز متقاضیان از طریق ارتباط با دستگاههای مرتبط و به شکل برخط دریافت و بررسی خواهد شد. پرداخت هزینهها نیز بهصورت الکترونیکی انجام میشود و تأیید اسناد با استفاده از امضای الکترونیکی معتبر صورت میگیرد. از دیگر قابلیتهای این سامانه استفاده از سامانه «نامیار» برای بررسی و انتخاب نام شرکتهاست سامانهای که با بهرهگیری از فناوری هوش مصنوعی زمان بررسی نام پیشنهادی را به شکل قابل توجهی کاهش داده است.
همچنین متقاضیان میتوانند بدون مراجعه حضوری و از طریق کارتابل اختصاصی، مراحل و آخرین وضعیت درخواست خود را دنبال کنند؛ مجموعهای از قابلیتها که در مجموع مسیر حرکت خدمات ثبتی به سمت فرآیندهای سریعتر، شفافتر و تمامالکترونیکی را دنبال میکند. ابوالفضل حسینجانی، مدیرکل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری، در گفتوگو با میزان درباره مهمترین قابلیتهای سامانه بازطراحیشده ثبت شرکتها اظهار کرد: یکی از مزیتهای عمده این سامانه، حذف کاغذ و انجام تمامی امور بهصورت الکترونیکی است که موجب صرفهجویی در زمان و کوتاه شدن فرآیند بررسی و کارشناسی میشود.
وی با اشاره به اینکه سامانه بازطراحیشده ثبت شرکتها در سراسر کشور اجرایی شده و هفته گذشته نیز با حضور رئیس قوه قضاییه بهصورت رسمی رونمایی شد، افزود: این سامانه دارای قابلیتها و ویژگیهای عمدهای است که نخستین ویژگی آن، انجام تمام فرآیندها بهصورت الکترونیکی و حذف فرآیندهای کاغذی است. حسینجانی ادامه داد: الکترونیکی شدن فرآیندها موجب شده است رسیدگی و بررسی پروندهها در مدت زمان بسیار کوتاهتری انجام شود و میزان خطای نیروی انسانی نیز به حداقل برسد.
در این فرآیند تمامی افراد درخواستها و امور مربوط به ثبت شرکتها را بهصورت الکترونیکی ارسال میکنند و همین موضوع موجب کاهش مراجعات و رفتوآمدها میشود. مدیرکل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری با بیان اینکه کاهش خطای انسانی از دیگر نتایج الکترونیکی شدن فرآیندهاست، گفت: این موضوع در کنار کاهش مراجعات به افزایش شفافیت نیز کمک میکند و باعث میشود بسیاری از مواردی که میتواند منشأ یا گلوگاه فساد باشد، بهصورت کلی از بین برود. افزایش شفافیت در فرآیندها نیز در نهایت به بهتر شدن امور و ارائه خدمات مناسبتر منجر خواهد شد.
وی با اشاره به تأثیر سامانه جدید بر کاهش بروکراسی اداری تصریح کرد: بازطراحی سامانه ثبت شرکتها موجب کاهش بروکراسی اداری شده و افراد میتوانند در کمترین زمان ممکن نسبت به ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری اقدام کنند. احراز هویت و سمت افراد با پیامک حسینجانی در ادامه درباره یکی از دغدغههای قدیمی مردم مبنی بر ثبت شرکت یا سمت مدیریتی به نام آنها بدون اطلاع شخص، گفت: مردم نباید از این بابت نگرانی داشته باشند چراکه یکی از قابلیتهای ویژه سامانه بازطراحیشده ثبت شرکتها الکترونیکی شدن فرآیند احراز سمتها و احراز هویتهاست.
احراز هویت و احراز سمت اشخاص بهصورت الکترونیکی و از طریق رمز یکبارمصرف (OTP) و پیامک انجام میشود و شخص باید این موضوع را تأیید کند بنابراین افراد از این بابت که بدون اطلاع آنها شرکتی به نامشان ثبت شود یا سمتی برای آنها ایجاد شود، دغدغهای نخواهند داشت.
مدیرکل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری ادامه داد: در گذشته ممکن بود شرکتی به نام برخی افراد ثبت شود و این موضوع مشکلات حقوقی و مالیاتی برای آنها ایجاد کند اما اکنون با توجه به قابلیتهای الکترونیکی سامانه و فرآیند احراز هویت و سمت از طریق پیامک و تأیید خود شخص، این فرآیند با اطلاع و تأیید فرد انجام میشود. حسینجانی تأکید کرد: این سازوکار همچنین موجب میشود تخلفات، جعل و بسیاری از مسائل و مشکلات مرتبط با ثبت سمت یا هویت افراد به میزان قابل توجهی کاهش پیدا کند.
راهاندازی میز خدمت برای پاسخگویی به مشکلات کاربران سامانه وی با اشاره به اینکه سامانه بازطراحیشده ثبت شرکتها شیوه نوینی را برای انجام فرآیندهای ثبتی ایجاد کرده است، گفت: با توجه به جدید بودن این شیوه ممکن است برخی کاربران یا مراجعهکنندگان در فرآیند استفاده از سامانه با مسائل و مشکلاتی مواجه شوند که برای رفع این مشکلات، میز خدمت و تلفن پاسخگو راهاندازی شده است. مدیرکل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری افزود: تلاش ما این است که مسائل و مشکلات کاربران را از طریق این ظرفیتها برطرف کنیم و در این زمینه پاسخگوی مراجعهکنندگان باشیم.
ارتباط برخط سامانه ثبت شرکتها با دستگاههای مختلف حسینجانی یکی از قابلیتهای اصلی سامانه بازطراحیشده ثبت شرکتها را ارتباط الکترونیکی، آنلاین و برخط با دستگاهها و سازمانهای مختلف عنوان کرد و گفت: این سامانه با ارگانها و دستگاههای مختلف ارتباط برخط برقرار میکند که از جمله آنها میتوان به سازمان امور مالیاتی، سازمان تأمین اجتماعی، شرکت ملی پست و سازمان ثبت احوال اشاره کرد.
وی خاطرنشان کرد: در برخی مواقع، اختلال یا کندی در ارائه خدمت میتواند ناشی از زمان پاسخگویی دستگاهها و سازمانهایی باشد که اطلاعات مورد نیاز از آنها استعلام میشود.تلاش ما این است که با کمترین میزان اختلال و با بیشترین راندمان کاری، خدمات را به مردم ارائه کنیم.
منبع: خبرگزاری میزان
